کتاب در سه جمله
- اگر “حلقه های باز” را به درستی مدیریت نکنیم، توجه ما جلب خواهد شد.
- غلبه از روشن نشدن نتیجه مورد نظرتان، تصمیم نگرفتن اقدام بعدی و یادآوری نکردن نتیجه و عمل مورد نظرتان ناشی می شود.
- شما باید تمام «مجموعه‌هایی» را که جذب و جمع‌آوری می‌کنید به فهرستی واضح از اقدامات، پروژه‌ها و اطلاعات قابل استفاده معنادار تبدیل کنید.
پنج ایده بزرگ
- انجام کارها مستلزم تعریف معنای «انجام شده» و «انجام» چیست.
- تسلط بر جریان کاری شامل جلب توجه شما، روشن کردن معنای آن، قرار دادن آن در جایی که به آن تعلق دارد، مرور مکرر آن و درگیر شدن با آن است.
- اگر عملی کمتر از دو دقیقه طول بکشد، باید در لحظه تعریف شده انجام شود.
- اضطراب و احساس گناه ناشی از داشتن کارهای زیادی برای انجام دادن نیست. این ناشی از شکستن توافق با خودتان است.
- ذهن شما برای داشتن ایده است، نه برای نگه داشتن آنها.
انجام کارها خلاصه
- یک حقیقت اساسی که آلن طی چندین دهه مربیگری و آموزش هزاران نفر کشف کرده است این است که بیشتر استرس افراد ناشی از تعهدات مدیریت نامناسبی است که می‌پذیرند یا می‌پذیرند.
- «هر چیزی که به جایی که هست، به شکلی که هست، یک «حلقه باز» است که اگر به درستی مدیریت نشود، توجه شما را به خود جلب خواهد کرد.»
- “شما باید از ذهن خود استفاده کنید تا چیزها را از ذهن خود دور کنید.”
- اغلب، دلیل اینکه چیزی در ذهن شماست این است که می‌خواهید با آنچه در حال حاضر هست متفاوت باشد، و در عین حال: دقیقاً مشخص نکرده‌اید که نتیجه مورد نظر چیست. شما تصمیم نگرفته اید که مرحله بعدی عمل فیزیکی چیست. و/یا یادآوری نتیجه و اقدام مورد نیاز را در سیستمی که به آن اعتماد دارید قرار نداده‌اید.»
- تا زمانی که افکار شما روشن نشده باشد و تصمیم گیری نشود و داده های حاصل در سیستمی ذخیره شود که کاملاً می دانید در صورت نیاز به آن دسترسی خواهید داشت و به آن فکر خواهید کرد، مغز شما نمی تواند کار را رها کند.
- “این اتلاف وقت و انرژی است که به چیزی فکر کنید که هیچ پیشرفتی در آن ندارید.”
- ما باید تمام «مواردی» را که جذب و انباشته می‌کنیم به فهرستی واضح از اقدامات معنادار، پروژه‌ها و اطلاعات قابل استفاده تبدیل کنیم.
انجام کارها به دو جزء اساسی نیاز دارد:
- نتیجه. تعریف «انجام شد» به معنی
- عمل. «انجام دادن» به چه شکل است
شما باید تعهدات، پروژه ها و اقدامات را از دو طریق کنترل کنید:
- به صورت افقی. حفظ انسجام در تمام فعالیت هایی که در آن شرکت دارید
- به صورت عمودی. مدیریت تفکر، توسعه و هماهنگی موضوعات و پروژه های فردی.
- “هدف برای مدیریت افقی و عمودی یکسان است: حذف کارها و انجام آنها.”
- “معمولاً یک رابطه معکوس بین میزان کاری که در ذهن شماست و میزان انجام آن وجود دارد.”
- “هیچ دلیلی وجود ندارد که یک فکر را دو بار داشته باشید، مگر اینکه آن فکر را دوست داشته باشید.”
پنج مرحله تسلط بر گردش کار
- گرفتن. آنچه را که مورد توجه شماست جمع آوری کنید
- روشن کردن. معنی آن را پردازش کنید
- سازمان دادن. آن را در جایی که متعلق است قرار دهید
- منعکس کنید. مرتبا مرور کنید
- مشغول کردن. به سادگی انجام دهید.
سه شرط لازم برای عملی کردن فاز گرفتن
- هر حلقه باز باید در سیستم ضبط شما و خارج از ذهن شما باشد
- شما باید تا آنجایی که بتوانید از پس آن بر بیایید، تعداد کمی سطل عکسبرداری داشته باشید
- باید مرتباً آنها را خالی کنید
انجام کارها نمودار گردش کار
وقتی در حال پردازش یک آیتم هستید، از خود بپرسید: “چیست؟” و “آیا قابل عمل است؟”
اگر عملی نباشد ، سه احتمال وجود دارد:
- زباله ها. دیگر نیازی نیست
- جوجه کشی کنید. اکنون نیازی به اقدامی نیست، اما ممکن است بعداً باید کاری انجام شود.
- ارجاع. این مورد اطلاعات بالقوه مفیدی است که ممکن است بعداً برای چیزی مورد نیاز باشد.
اگر قابل اجرا باشد، سه گزینه دارید:
- انجام دهید. اگر عملی کمتر از دو دقیقه طول بکشد، باید در لحظه تعریف شده انجام شود.
- آن را تفویض کنید. اگر این عمل بیش از دو دقیقه طول می کشد، از خود بپرسید: “آیا من شخص مناسبی برای انجام این کار هستم؟” اگر پاسخ منفی است، آن را به نهاد مربوطه محول کنید.
- آن را به تعویق بیندازید. اگر این عمل بیش از دو دقیقه طول می کشد، و شما فرد مناسبی برای انجام آن هستید، باید اقدام بر روی آن را به بعد موکول کنید و آن را در یک یا چند لیست «اقدامات بعدی» دنبال کنید.
- “سازماندهی به این معنی است که جایی که چیزی وجود دارد با معنای آن برای شما مطابقت دارد.”
- آلن پروژه را به عنوان هر نتیجه دلخواه تعریف می کند که می تواند ظرف یک سال به انجام برسد و به بیش از یک مرحله اقدام نیاز دارد.
یادآوری اقداماتی که باید انجام دهید به دو دسته تقسیم می شوند:
- آنهایی که در مورد چیزهایی که باید در یک روز یا ساعت خاص اتفاق بیفتند
- مواردی که فقط باید در اسرع وقت انجام شوند.
سه چیز در تقویم شما وجود دارد:
- اقدامات خاص زمان این یک نام فانتزی برای قرار ملاقات است.
- اقدامات خاص روز اینها کارهایی هستند که گاهی اوقات باید در یک روز خاص انجام دهید، اما نه لزوماً در یک زمان خاص.
- اطلاعات ویژه روز تقویم همچنین مکانی برای پیگیری چیزهایی است که می خواهید در روزهای خاص در مورد آنها بدانید – نه لزوماً اقداماتی که باید انجام دهید بلکه اطلاعاتی است که ممکن است در یک تاریخ خاص مفید باشد.
- “داشتن تقویمی که در آن بتوانید اقدامات مربوط به زمان و روز را یادداشت کنید مفید است.”
- «لیست‌های Next Actions، که همراه با تقویم، در قلب سازماندهی و جهت‌گیری مدیریت اقدام روزانه قرار دارند.»
سیستم های بدون اقدام به سه دسته تقسیم می شوند:
- زباله ها. این امر بدیهی است.
- دوره نهفتگی یا کمون. اینها چیزهایی هستند که نیازی به اقدام فوری ندارند، اما ارزش نگهداری دارند. دو نوع ابزار جوجه کشی وجود دارد (۱) لیست های Someday/Maybe و (۲) یک سیستم تیک تیک. روزی/شاید موارد از ماهیت “پروژه هایی هستند که ممکن است بخواهم انجام دهم، اما نه اکنون … اما می خواهم مرتباً آنها را یادآوری کنم.” سیستم غلغلک برای مواردی است که نمی خواهید یا نیازی به یادآوری آنها تا زمان تعیین شده در آینده ندارید.
- ارجاع. سیستم های مرجع به طور کلی به دو شکل هستند: (۱) ذخیره سازی موضوع و منطقه خاص، و (۲) فایل های مرجع عمومی. نوع اول معمولاً خود را از نظر نحوه ذخیره سازی تعریف می کنند. نوع دوم سیستم مرجع، سیستمی است که همه برای ذخیره اطلاعات موقتی که به دسته بزرگتر از پیش طراحی شده تعلق ندارند، به آن نیاز دارند.
- «همه پروژه‌ها، طرح‌های پروژه فعال، و اقدامات بعدی، دستور کارها، فهرست‌های انتظار و حتی یک روز/شاید باید هفته‌ای یک بار بررسی شوند.»
بررسی هفتگی زمانی است که:
- همه چیزهای خود را جمع آوری و پردازش کنید
- سیستم خود را بررسی کنید
- لیست های خود را به روز کنید
- تمیز، شفاف، جاری و کامل شوید.
مدل چهار معیاری برای انتخاب اقدامات در لحظه
- متن نوشته
- زمان در دسترس
- انرژی موجود
- اولویت
مدل سه گانه برای شناسایی کار روزانه
وقتی کارها را انجام می دهید، یا به معنای جهانی «کار می کنید»، سه نوع فعالیت مختلف وجود دارد که می توانید در آنها شرکت کنید:
- انجام کارهای از پیش تعریف شده هنگامی که کار از پیش تعریف شده ای انجام می دهید، از فهرست ها و تقویم اقدامات بعدی خود کار می کنید – کارهایی را که قبلاً تعیین کرده اید باید انجام شوند، یا گردش کار خود را مدیریت می کنید.
- انجام کار همانطور که نشان می دهد. هر روز شگفتی هایی را به همراه دارد و باید برای بسیاری از آنها زمان و انرژی صرف کنید. با این حال، هنگامی که شما این سرنخ‌ها را دنبال می‌کنید، به‌طور پیش‌فرض تصمیم می‌گیرید که این چیزها مهم‌تر از هر چیز دیگری است که در آن مواقع باید انجام دهید.
- تعریف کار شما تعریف کارتان مستلزم پاکسازی درون سینی، پیام‌های دیجیتال و یادداشت‌های جلسه‌تان، و تقسیم پروژه‌های جدید به مراحل عملی است.
مدل شش سطحی برای بررسی کار خود
- افق ۵: هدف و اصول
- افق ۴: چشم انداز
- افق ۳: اهداف
- افق ۲ : حوزه های تمرکز و مسئولیت پذیری
- افق ۱: پروژه های جاری
- زمین: اقدامات فعلی. این لیست انباشته شده از تمام اقداماتی است که باید انجام دهید.
- افق ۱: پروژه های جاری اینها نتایج نسبتاً کوتاه مدتی هستند که می خواهید به دست آورید (مثلاً سازماندهی یک کنفرانس فروش).
- افق ۲: حوزه های تمرکز و مسئولیت پذیری. اینها حوزه های کلیدی زندگی و کار شما هستند که می خواهید در آن به نتایج برسید و استانداردها را حفظ کنید.
- افق ۳: اهداف اینها چیزهایی هستند که دوست دارید انجام دهید یا داشته باشید، که می تواند به جنبه های خاصی از زندگی شما اهمیت دهد و جنبه های دیگر را کاهش دهد.
- افق ۴: چشم انداز. فکر می کنید زندگی و کار شما در سه تا پنج سال چگونه خواهد بود؟ تصمیم گیری در این ارتفاع می تواند به راحتی ظاهر کار شما را در سطوح مختلف تغییر دهد.
- افق ۵: هدف و اصول. این نمای تصویر بزرگ است.
عناصر کلیدی کنترل آرام عبارتند از:
- نتایج (پروژه ها) به وضوح تعریف شده و اقدامات بعدی مورد نیاز برای حرکت آنها به سمت بسته شدن
- یادآوری‌هایی که در یک سیستم قابل اعتماد قرار می‌گیرند که مرتباً بررسی می‌شود.
- “اگر قبل از داشتن هر ایده ای منتظر یک ایده خوب باشید، بسیاری از آنها نخواهید داشت.”
- “اغلب تنها راه برای گرفتن یک تصمیم سخت این است که به هدف کاری که انجام می دهید بازگردید.”
- “اگر مطمئن نیستید که چرا کاری را انجام می دهید، هرگز نمی توانید آن را به اندازه کافی انجام دهید.”
- یکی از قدرتمندترین مهارت‌های زندگی و یکی از مهمترین مهارت‌ها برای تقویت و توسعه برای موفقیت حرفه‌ای و شخصی، ایجاد نتایج واضح است.
- “اگر پروژه ای هنوز در ذهن شماست، نیاز به تفکر بیشتری وجود دارد.”
- “راز بزرگ تفکر و عمل خلاق و سازنده کارآمد این است که چیزهای مناسب را در زمان مناسب در کانون توجه خود قرار دهید.”
- “یکی از بهترین ترفندها برای افزایش بهره وری شما، داشتن ابزارهای سازماندهی است که دوست دارید از آنها استفاده کنید.”
- “تا زمانی که همه چیزهایی را که توجه شما را به خود جلب می کند، جذب نکنید، بخشی از شما هنوز کاملاً اعتماد نمی کند که با کل تصویر دنیای خود کار می کنید.”
- “شما فقط زمانی می توانید احساس خوبی نسبت به کارهایی که انجام نمی دهید داشته باشید.”
در اینجا چهار دسته از چیزهایی وجود دارد که می توانند در همان جایی که هستند باقی بمانند، به همان شکلی که هستند، بدون هیچ اقدامی مرتبط با آنها:
- تدارکات
- مواد مرجع
- تزیین
- تجهیزات
دستورالعمل های پردازش
- ابتدا مورد بالا را پردازش کنید
- یک مورد را در یک زمان پردازش کنید
- هرگز چیزی را دوباره در “in” قرار ندهید.
سینی داخل یک ایستگاه پردازش است، نه یک سطل ذخیره سازی. سه نوع آیتم در آن وجود خواهد داشت:
- زباله ها
- اقلام برای جوجه کشی
- مواد مرجع
- این خوب است که تصمیم بگیرید در مورد چیزی تصمیم نگیرید. شما فقط به یک سیستم تصمیم نگیرید نیاز دارید تا آن را از ذهن خود دور کنید.”
هفت نوع اصلی از چیزهایی وجود دارد که می‌خواهید آنها را از منظر سازمانی و عملیاتی پیگیری و مدیریت کنید:
- یک لیست پروژه ها
- مواد پشتیبانی پروژه
- اقدامات و اطلاعات تقویم
- لیست اقدامات بعدی
- فهرست انتظار
- مواد مرجع
- یک لیست روزی/شاید
- “دلیل اصلی سازماندهی کاهش بار شناختی است – یعنی از بین بردن نیاز به فکر کردن مداوم، “در این مورد چه کاری باید انجام دهم؟”
- “چک لیست ها می توانند بسیار مفید باشند تا به شما اطلاع دهند که نیازی به نگرانی در مورد آن ندارید.”
آلن در بررسی هفتگی:
[این] هر کاری است که باید انجام دهید تا سر خود را دوباره خالی کنید و برای چند هفته آینده جهت گیری کنید. این مراحل مدیریت گردش کار را طی می کند – ضبط، شفاف سازی، سازماندهی، و بررسی همه تعهدات، نیات و تمایلات برجسته شما – تا زمانی که بتوانید صادقانه بگویید: “در حال حاضر کاملاً می دانم همه کارهایی که انجام نمی دهم، اما می توانم انجام دهم اگر تصمیم گرفتم.»
- “بهترین افکار شما در مورد کار زمانی که سر کار هستید اتفاق نمی افتد.”
- “جهان به خودی خود هرگز مغلوب یا گیج نمی شود – فقط ما هستیم، به دلیل اینکه چگونه با آن درگیر هستیم.”
- آلن توصیه می کند که همیشه فهرستی از کارهایی که باید انجام شوند و نیاز به اسب بخار ذهنی یا خلاقانه بسیار کمی دارند، نگه دارید.
- یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش انرژی، بستن برخی از حلقه‌هایتان است.»
- غیرممکن است که نسبت به انتخاب های خود احساس خوبی داشته باشید، مگر اینکه در مورد اینکه واقعاً کارتان چیست.
- “هیچ وقفه ای وجود ندارد – فقط ورودی های سوء مدیریت وجود دارد.”
- “کار غیرمنتظره را همانطور که نشان می دهد انجام دهید، نه به این دلیل که مسیر کمترین مقاومت است، بلکه به این دلیل که این کاری است که باید در مقابل بقیه انجام دهید.”
- “به آنچه توجه شما را جلب می کند رسیدگی کنید و سپس متوجه خواهید شد که واقعاً چه چیزی توجه شما را جلب می کند.”
- آلن معتقد است که مهمترین چیزی که باید با آن کنار بیایید هر چیزی است که بیشتر در ذهن شماست.
- «اگر کاملاً مطمئن نیستید که شغلتان چیست، همیشه احساس سختی می‌کنید.»
- “وقتی مطمئن نیستید به کجا می روید یا چه چیزی واقعا برای شما مهم است، هرگز به اندازه کافی نمی دانید.”
با این حال، دو نوع پروژه وجود دارد که حداقل سزاوار نوعی فعالیت برنامه ریزی هستند:
- آنهایی که حتی پس از اینکه اقدامات بعدی آنها را مشخص کردید، همچنان توجه شما را جلب می کنند
- مواردی که ایده‌های بالقوه مفید و جزئیات حمایتی در مورد آنها به طور موقت نشان داده می‌شوند.
- “یکی از بزرگترین موانع برای بهره وری سازمانی (و خانوادگی) نبود کسی در مورد نیاز به یک جلسه، و با چه کسی، برای پیشبرد چیزی است.”
- «احساس اضطراب و گناه از داشتن کارهای زیاد برای انجام دادن ناشی نمی شود. این نتیجه خودکار شکستن توافق با خودتان است.»
- “احساسات منفی صرفاً نتیجه شکستن این توافقات است – آنها علائم اعتماد به نفس از هم پاشیده هستند.”
- «حفظ فهرستی عینی و کامل از کارتان که مرتباً بررسی می‌شود، نه گفتن با صداقت را بسیار آسان‌تر می‌کند».
- “وقتی یک فرهنگ “عمل بعدی چیست؟” را اتخاذ می کند؟ به عنوان یک جستجوی عملیاتی استاندارد، انرژی، بهره‌وری، وضوح و تمرکز افزایش می‌یابد.”
- «تعریف اینکه انجام واقعی در ابتدایی‌ترین سطح چگونه به نظر می‌رسد و سازماندهی یادآوری مکان‌هایی که می‌توانیم به آنها اعتماد کنیم، کلیدهای اصلی افزایش بهره‌وری و ایجاد یک محیط درونی آرام هستند.»
- “بدون اقدام بعدی، شکاف بالقوه بی نهایتی بین واقعیت فعلی که باید انجام شود وجود دارد.”
- پرهیز از تصمیمات عملی تا فشار لحظه آخری ناکارآمدی های بزرگ و استرس های غیرضروری ایجاد می کند.
- «تعریف پروژه‌های خاص و اقدامات بعدی که به مسائل واقعی کیفیت زندگی می‌پردازد، بهره‌وری در بهترین حالت است.»
- “ذهن شما برای داشتن ایده است، نه برای نگه داشتن آنها.”
- “شما فقط می توانید توجه آگاهانه خود را در یک زمان به یک چیز معطوف کنید.”
- «ارائه نشانه‌های مناسب، که در زمان مناسب متوجه چیزهای درست می‌شوید، یک تمرین اصلی بهره‌وری بدون استرس است.»