کتاب در یک جمله
- یک مطالعه خوب، هرچند طولانی، در مورد به دست آوردن کنترل و دیدگاه در مورد تمام جنبه های “کار”.
خلاصه ساخت این همه کار
شما واقعا نمی توانید زمان را مدیریت کنید. زمان فقط همین است آنچه می توانید مدیریت کنید خودتان هستید – تمرکز و اقداماتتان.
در تجربه آلن، به نظر می رسد افرادی که مدل GTD را پذیرفته اند به سه دسته اصلی تقسیم می شوند:
- کسانی که فکر می کنند آن را دریافت کرده اند اما واقعاً آن را دریافت نکرده اند.
- کسانی که بخشی از آن را دریافت کردند و متوجه شدند که واقعاً آن را آنطور که باید به کار نبرده اند.
- کسانی که واقعاً آن را دریافت کردند و واقعاً آن را تا سطح “پیشرفته” اجرا کردند.
پنج مرحله GTD به شرح زیر است:
- گرفتن هر چیزی و هر چیزی که توجه شما را جلب می کند.
- تعریف موارد عملی به طور مجزا به نتایج و مراحل بعدی مشخص
- سازماندهی یادآورها و اطلاعات به ساده ترین روش، در دسته بندی های مناسب، بر اساس نحوه و زمان نیاز به دسترسی به آنها؛ و
- حفظ جریان فعلی و “در بازی خود” با بررسی های مناسب مکرر از افق های شش گانه تعهدات خود (هدف، چشم انداز، اهداف، حوزه های تمرکز، پروژه ها و اقدامات)
«هنر تسلط بر گردش کار، با جمع آوری، پردازش، سازماندهی، بررسی و انجام، مؤلفه کنترل را فراهم می کند. مدل برنامه‌ریزی طبیعی و افق‌های تمرکز هر دو دیدگاه ارائه می‌کنند.»
“کنترل بدون چشم انداز مدیریت خرد است و دیدگاه بدون کنترل دیوانه کننده است.”
از دست دادن کنترل و دیدگاه بهای طبیعی است که شما برای خلاق و سازنده بودن می پردازید. ترفند این نیست که چگونه از وقوع این اتفاق جلوگیری کنیم، بلکه این است که چگونه زمان ماندن در حالت ناآرام را کوتاه کنیم.
آلن کار را به چالش می کشد زیرا هر کاری که می خواهید انجام دهید و هنوز انجام نشده است.
“اگر به چیزی که توجه شما را جلب می کند توجه نکنید، توجه شما را بیشتر از آنچه که شایسته است جلب می کند.”
برای خلاصه کردن مختصر GTD، تصمیم بگیرید که آیا چیزی قابل اجرا است یا خیر، و سپس نتایج و اقدامات مورد نیاز برای آن چیزهایی را که متعهد به ادامه آن هستید، تعیین کنید. برای کسانی که اقدامی به آنها مرتبط نیست، تصمیم بگیرید که چه چیزی زباله است، چه چیزی بعداً بررسی شود، و چه چیزی به عنوان مرجع طبقه بندی شود.
وقتی چیزی توجه شما را جلب کرد، از خود بپرسید:
- نتیجه مورد نظر من چیست؟ من متعهد به انجام یا به پایان رساندن این موضوع هستم؟
- اقدام بعدی چیست؟ کار بعدی که برای حرکت به سمت آن هدف باید انجام دهم چیست؟
۱۰ درصد از پروژه‌های فعال خود آلن با «تحقیق و توسعه» شروع می‌شود، که مخفف او برای «نگاه کن».
“سازماندهی به سادگی به این معنی است که جایی که چیزها هستند با معنای آنها مطابقت دارد.”
بهترین معیار برای تعیین اینکه آیا واقعاً چیزی را به اندازه کافی برای عمل کردن به آن فکر کرده اید یا نه این است که چقدر واضح می توانید به این سه سؤال پاسخ دهید:
- اول چه اتفاقی باید بیفتد؟
- انجام دادن چه شکلی است؟
- کجا اتفاق می افتد؟
هنگامی که به بیست هزار پا رسیدید – یعنی افق ۲، مناطق تمرکز – سؤال مرتبطی که باید از خود بپرسید این است: چه چیزی را باید حفظ کنم؟ دسته بندی ها در اینجا شامل روابط شما، خانواده شما، فرزندپروری، امور مالی، ابراز وجود، شغل، خدمات و سلامتی است.
یکی از راه‌های آسان برای شناسایی دسته‌های مرتبط خود در سطح مناطق تمرکز برای خودتان این است که پروژه‌ها و اقدامات خود را بررسی کنید و از خود بپرسید: «چرا این کار را انجام می‌دهم؟ چه حوزه ای از علاقه یا مسئولیت را منعکس می کند؟»
من می خواهم به چه چیزی برسم؟ این سوال اساسی در سطح اهداف است، افق بعدی رو به بالا، که شامل تعهداتی است که ممکن است مجبور به تکمیل آنها باشید یا اهدافی که مشتاق به انجام آنها در یک یا دو سال آینده هستید.
سوالی که Vision را فریم می کند این است:
- موفقیت بلندمدت چگونه به نظر می رسد، صدا و احساس می شود؟ یا به عبارت دیگر، اهداف بلندمدت شما چیست – اهدافی که بیش از دو سال طول می کشد؟
- یک رویکرد پویاتر این است که بپرسید: اگر در سال‌های آینده بسیار موفق بودید، چه کاری را انجام می‌دهید یا می‌بینید؟
گاهی اوقات این سوال صریح، “پس خود را در حال انجام چه کاری از پنج سال بعد می بینید؟” برای برانگیختن جریانی از تفکر خلاق و شفاف سازی هدف کافی است. در مواقع دیگر بهتر است به سادگی بپرسید: “بزرگترین و بهترین چیزی که می توانید برای خود (یا سازمانتان) تصور کنید چیست؟”
هدف، غرض ورزی نهایی را برای وجود و جهت فراهم می کند. اصول ارزش‌های اصلی را نشان می‌دهند که باید در مسیر حفظ شوند. هدف همچنین می‌تواند به هدف نهایی – یک پروژه، یک اقدام یا هر تلاشی اشاره کند، اما در نهایت، هدف، در عمیق‌ترین معنای آن، به جوهره چیزی – دلیل وجود آن – اشاره دارد.
بر اساس فردی، یک بیانیه شخصی مشابه از هدف، بالاترین معیار جهت و معنا را نشان می دهد. “من به عنوان یک انسان وجود دارم تا…”
در تجربه آلن، سه راه برای درگیر شدن با هر ارتفاع وجود دارد، و هر چه با هر یک راحت تر و آشناتر باشید، توانایی بیشتری در استفاده از افق به عنوان یک نقشه راه عملی و موثر خواهید داشت:
- شناسایی و شفاف سازی تعهدات فعلی خود
- مرور و یادآوری تعهدات
- تغییر تعهدات
خواندن توصیه می شود
اگر دوست دارید همه چیز کار کند، ممکن است دوست داشته باشید:
- انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس اثر دیوید آلن
- کار عمیق: قوانینی برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان اثر کال نیوپورت
- ذات گرایی: تعقیب منضبط کمتر اثر گرگ مک کیون