اطلاعات در هر واحد تجاری همانند خونی است که در رگ ها جریان دارد. هیچ سازمان یا واحد تجاری بدون داشتن اطلاعات کافی، مناسب،به موقع،قابل فهم و قابل اتکا قادر به تصمیم گیری و رسیدن به اهداف خود نیست.در یک سیستم حسابداری باید امکان جمع آوری اطلاعات مربوط به معاملات و رویدادهای مالی جهت ثبت وجود داشته باشد. این اطلاعات از روی اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و عملیات مالی جمع آوری می گردد. غالب رویدادهای مالی از معاملات بین موسسه با اشخاص دیگر ناشی می شود که اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک مثبته نظیر فاکتور خرید و فاکتور فروش منعکس است. برخی دیگراز عملیات داخلی یک سازمان ناشی می شود و اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک داخلی مانند کاربرگ تحویل کالا از انبار و اسناد مربوط به اصلاح حسابها، درج می شود. اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و رویدادهای مالی اهمیت زیادی دارند چون اطلاعات لازم را برای تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی و ثبت در دفتر روزنامه فراهم میکنند. زمانی که اطلاعات جمع آوری شدند باید آنها را تجزیه و تحلیل کرد و باید افزایش یا کاهش دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام را تشخیص دهیم. زبان حسابداری بدهکار و بستانکار است، به طور کلی باید افزایش و کاهش هر کدام از عناصر را با بدهکار و بستانکار کردن آنها مشخص کنیم. واحد اندازه گیری در هر جامعه ای پول رایج آن کشور می باشد که اقلامی قابل اندازه گیری است که قابل اهمیت و قابل اعتماد باشد و قابل تعریف نیز باشد. و مقدار آن را بتوان به صورت عینی تعیین کرد. و بعد از اندازه گیری نوبت به ثبت رویدادهای مالی میرسد که در اینجا باید تک تک رویدادها در ثبت دفتر روزنامه گردند و طی مراحلی طبقه بندی و به دفتر کل منتقل شوند و هدف نهایی حسابداران و موسسات تهیه گزارشها و صورتهای مالی می باشد که طبق ثبتها و طبقه بندیهای دقیق حسابدار تهیه می گردند.