خلاصه انجام کارها – دیوید آلن

به دنبال یک خلاصه کامل و رایگان برای انجام کارها هستید؟

شما در جای مناسب هستید!

در اینجا چیزی است که در این صفحه خواهید یافت …

بررسی انجام کارها

من هنوز لحظه ای را که برای اولین بار شروع کردم به انجام کارها (GTD) را به یاد دارم .

من برای امتحانات نهایی در آکسفورد درس می خواندم، دو کسب و کار را اداره می کردم، یک ملک سرمایه گذاری را مدیریت می کردم و سعی می کردم یک زندگی دانشجویی عادی داشته باشم.

زندگی خوب بود کارها خوب پیش می رفت. باید هر لحظه عاشق میشدم

اما به جای احساس قدردانی و خوشحالی، احساس می‌کردم که در حال له شدن در زمین هستم.

چرا؟ چون غرق بودم، بیش از حد کار می‌کردم و بیش از حد خسته بودم. من دائماً تحت فشار صدها باید، باید، می‌توانم و می‌خواهم کارهایی که سعی می‌کردم در ذهنم ردیابی کنم، داشتم.

و سپس  GTD را کشف کردم .

و اغراق نیست اگر بگوییم آنچه دیوید آلن تنها در چند صد صفحه به من آموخت، به طور فوری، اساسی و غیرقابل برگشت زندگی من را متحول کرد.

مدرک تحصیلی من، شغل من در مک کینزی، این وبلاگ، این واقعیت که من در یک ویلای زیبا اینجا در بالی نشسته ام، به شالیزارهای برنج نگاه می کنم، در کنار نامزد شگفت انگیزم کار می کنم … اینها همه چیزهایی هستند که بدون شک نمی توانستم داشته باشم. اگر سیستمی را که دیوید در این کتاب آموزش می دهد، نخوانده بودم، درخواست نکرده بودم و به کار ادامه نداده بودم، اتفاق افتاد.

اگر قبلاً GTD را خوانده اید، احتمالاً می دانید که در مورد چه چیزی صحبت می کنم.

اگر هنوز به پایان رساندن کارها را نخوانده اید، پس من به شما حسادت می کنم…

چون تو هول . 😅

خلاصه‌ی Getting Things Done من را در زیر بررسی  کنید، از مصاحبه پاداش من با دیوید لذت ببرید، در قسمت نظرات در انتهای پست سؤال بپرسید …

اما مهمتر از همه: این کتاب را بخوانید .

این شما را خوشحال تر می کند. این به شما کمک می کند تا به اهداف خود برسید. بالاخره سرت را پاک می کند

و من مشتاقانه منتظر دیدار شما در اینجا هستم.

جایزه: مصاحبه با دیوید آلن

توجه: برای یادداشت‌های نمایش، پیوندها و متن، مصاحبه کامل را بررسی کنید .

می دانم به چه فکر می کنید : “من دوست دارم روی ارزش ها ، ماموریت و هدف نهایی خود کار کنم – اما در حال حاضر چیزهای زیادی در بشقاب خود دارم!”

و پاسخ این است که احتمالاً حق با شماست .

احتمالاً برای چنین فکری بیش از حد مشغول هستید .

چرا؟ زیرا اگرچه ذهن شما در خلق چیزها عالی است ، اما در ردیابی آن ها وحشتناک است.

و با این حال، شانس خوبی وجود دارد که در حال حاضر تعداد زیادی چیز را در ذهن خود ردیابی کنید . چیزهایی که انرژی شما را تخلیه می کند و خلاقیت شما را مسدود می کند. چیزهایی که زندگی روزمره را سخت می کند، چه رسد به اینکه زمان و مکان را برای بزرگتر فکر کردن پیدا کنید.

راه حل؟ بر خلاف عقل رایج، پاسخ این است که از بالا (ماموریت، هدف، ارزش‌ها ) شروع نکنید و به پایین بروید.

این برای تسلط بر پایین (انجام کارها) و کار کردن است.

با کارایی شروع کنید .

سپس، وقتی دیگر غرق نمی‌شوید، به این فکر کنید که به کدام سمت پارو بزنید.

روش انجام کارها (GTD) چیست؟

دیوید آلن انجام کارها (GTD) دقیقاً با این مشکل مقابله می کند.

مجموعه ای از فرآیندها و عادت هایی است که خروجی های اصلی آن عبارتند از:

1. یک تقویم تمیز و به روز از اقدامات مهم زمان.
2. فهرستی واضح، جاری و جامع از اقدامات بعدی که می‌توانید در هر مکان و هر زمان انجام دهید، بدون نیاز به تفکر یا توضیح بیشتر.
3. فهرست کاملی از نتایج (بزرگ و کوچک) که متعهد به دستیابی به آنها در ۱۲ ماه آینده هستید. و
4. یک سیستم کامل برای سازماندهی و پیگیری تمام “موارد” زندگی شما.

نتیجه؟ با اجرای GTD شما:

• هرگز اجازه ندهید چیز مهمی دوباره از بین برود.
• همیشه گزینه‌های از پیش آماده‌شده‌ای از چیزهای کاربردی و سازنده برای ادامه دادن داشته باشید.
• در آینده نزدیک بر همه چیزهایی که به آنها متعهد شده اید نظارت کامل داشته باشید. و
• سر کاملاً شفاف و بدون نیاز به ردیابی ذهنی یا به خاطر سپردن چیزی داشته باشید.

به طور خلاصه، GTD یک سیستم قدرتمند است که هر کسی (از دانش آموزان گرفته تا والدین و مدیران ارشد اجرایی) می تواند از آن برای تحت کنترل درآوردن “زندگی” استفاده کند.

اما مزایای آن فراتر از دستاوردهای بهره وری سریع، عمیق و پایدار است. بزرگترین پاداش GTD حس جدیدی از وضوح، ثبات و جریان است. با خارج کردن همه چیز از سر خود و وارد شدن به یک سیستم قابل اعتماد، بیشتر به خود اعتماد خواهید کرد. شما متوجه خواهید شد که چه زمانی باید نه بگویید و در عین حال در برخورد با هر چیزی که پیش می‌آید احساس اطمینان می‌کنید.

از همه مهمتر فضا و انرژی است که برای ریسک کردن برای خود می خرید . شما طبیعتاً شروع به کار روی جنبه های بزرگتر و معنادارتر زندگی خواهید کرد.

من برای اولین بار ۱۰ سال پیش شروع به انجام کارها را خواندم و می توانم تمام موارد بالا را تأیید کنم. من به سادگی نمی توانم پتانسیل آن را برای تأثیر تغییر زندگی اغراق کنم.

نمای کلی GTD

پس چگونه کار می کند؟ روش GTD را می توان به SCORE + Plan تبدیل کرد :

1. S tockpile (گرفتن) چیزهای بی جا و ناتمام در صندوق های ورودی خارجی.
2. C larify “این چیزها چیست؟” و “در مورد آن چه باید بکنم؟”؛
3. موارد را در جای مناسب خود در یک سیستم قابل اعتماد سازماندهی کنید.
4. کل سیستم را اغلب به اندازه کافی مشاهده کنید (انعکاس دهید) تا آن را جاری و واضح نگه دارید .
5. با چیزهای خود به طور کارآمدومؤثر ارتباط برقرار کنید. و
6. پروژه های پیچیده را برای رسیدن از نتایج چند مرحله ای به اقدامات برنامه ریزی کنید.

در اینجا برداشت من در قالب یک نمودار ساده است :

شبیه عقل سلیم است، درست است ؟ دلیلش این است که عقل سلیم است.

و با این حال، در اغلب موارد، این روش معمول نیست . ساختن آن سکون، وضوح و انرژی را در ذهن شما به ارمغان می آورد که زندگی شما را متحول می کند.

طبیعتاً حقیقت به ندرت ناب است و هرگز ساده نیست. بیایید هر مرحله را به صورت تئوری و عملی در زیر کار کنیم.

مرحله ۱ – انبار کردن (گرفتن)

انبار کردن به معنای به دست آوردن  همه چیزهای برجسته شماست  . برای انجام این کار، شما باید هر چیز بی جا و ناتمام در سر و دنیای خود را در چند صندوق ورودی خارجی جمع آوری کنید. این صندوق های ورودی سپس سیستم GTD شما را تغذیه می کنند.

این یک گام حیاتی است. چرا؟ زیرا هر چیزی که در سیستم شما وارد نشود در ذهن شما باقی خواهد ماند. و هر چیزی که در ذهن شما بماند انرژی می خورد و خلاقیت را از بین می برد.

اما چیز دقیقا چیست؟ صندوق ورودی چیست؟ چگونه چیزها را به آنها وارد می کنید؟

سوالات عالی بیایید عمیق تر کاوش کنیم.

چیزها چیست؟ 

مطالب عبارتند از :

• هر چیزی (یک اقدام، تعهد، پروژه یا شی) که…
• … شما می خواهید، باید، می توانید، می خواهید، باید یا نیاز به اقدام، اکنون یا بعد. یا
• … فکر می کنید حتی کمی ناتمام یا خارج از محل.

این است :

• پروژه ای که در محل کار هدایت می کنید.
• قولی که به شریک زندگی تان داده اید؛
• انبوهی از نامه های باز نشده روی میز شما؛
• سفر به تایلند که همیشه آرزویش را داشتید. و
• فریزر قدیمی که در گاراژ است و نیاز به فروش دارد.

زندگی شما پر از این “حلقه های باز” است . چیزهایی که ذهن شما را به خود مشغول می کند و می گوید: «هی! منو فراموش نکن!» .

این کشنده های انرژی، سوختی هستند که GTD را شلیک می کنند.

صندوق های ورودی چیست؟

صندوق‌های ورودی در هر جایی هستند که مطالب جمع‌آوری می‌شوند یا می‌توان آنها را جمع‌آوری کرد.

آنها در دو طعم می آیند:

• صندوق‌های ورودی اصلی – چند صندوق ورودی که فرآیند GTD شما را تغذیه می‌کنند. و
• صندوق‌های ورودی ماهواره‌ای – هر جای دیگری که به طور طبیعی چیزهایی جمع‌آوری می‌شوند.

من یک مسافر دیجیتال اول و طولانی مدت با پنج صندوق ورودی اصلی هستم:

1. کوله پشتی من ؛
2. ایمیل شخصی من ؛
3. ایمیل Faster To Master من ;
4. یک پوشه DropBox برای فایل های دیجیتال (به عنوان مثال، اسکن، تصاویر و دانلود). و
5. یک صندوق ورودی نرم افزار برای یادداشت های دیجیتال (به عنوان مثال، افکار، ایده ها و توصیه ها)

این صندوق‌های ورودی اصلی آخرین ایستگاه برای چیزها قبل از ورود به سیستم GTD من هستند.

من همچنین تعدادی صندوق ورودی ماهواره ای دارم:

• فیزیکی :
  • کیف پول من؛
  • خانه فعلی من؛ و
  • صندوق پستی من در انگلستان.

• دیجیتال :
  • اسکن برنامه ها؛
  • برنامه های یادداشت برداری؛
  • برنامه های پیام رسانی؛ و
  • حساب های ایمیل جانبی

• روانی :
  • ذهن من.

هدف از ذخیره سازی این است که این صندوق های ورودی ماهواره ای را در یک صندوق ورودی اصلی برای شفاف سازی و سازماندهی خالی کنیم.

بسته به سبک زندگی و ترجیحات شما، ممکن است صندوق ورودی ماهواره ای بیشتری داشته باشید، از جمله:

• فیزیکی :
  • داخل سینی (های) – در محل کار و در خانه.
  • خانه(های ) شما – هر کشو، کمد و ظرف در هر اتاق.
  • ماشین(های) شما – داخل، خارج و خود خودروها؛
  • واحدهای ذخیره سازی – هم در خانه(های) شما و هم خارج از آنها؛
  • کیف(های) شما – کار، مسافرت، باشگاه، کیف های کودکان و روزمره؛
  • صندوق پستی (ها) – در محل کار و در خانه؛ و
  • کشوهای میز – ارزش بازگویی را دارد.
• دیجیتال :
  • برنامه ها و
  • حساب های رسانه های اجتماعی

چگونه انبار می کنید؟

انبار کردن عمل خالی کردن همه چیز از تمام صندوق های ورودی ماهواره ای و ضبط آن در چند صندوق ورودی اصلی است.

به آن مانند یک بهار تمیز برای زندگی فکر کنید.

آوردن همه چیز در چند مکان دو مزیت دارد :

1. این به شما یک نمای کلی از همه چیز نامناسب و ناتمام در زندگی شما می دهد. و
2. این به شما امکان می دهد تمام آن موارد را به سرعت و به طور موثر در مراحل ۲ ( روشن کردن ) و ۳ ( سازماندهی ) روش GTD پردازش کنید.

اگر در GTD تازه کار هستید، باید راه اندازی کنید. برای انجام این کار :

1. چک لیستی از تمام صندوق های ورودی ماهواره ای خود تهیه کنید – مشخص باشید و از لیست بالا برای کمک استفاده کنید. ممکن است تعجب کنید که چند نفر دارید.
2. حداقل یک صندوق ورودی دیجیتالی و فیزیکی اصلی را تنظیم کنید – یک پوشه واحد در رایانه شما و یک جعبه مقوایی بزرگ این کار را انجام می دهند.
3. حداقل یک روز کامل را برای تهیه موجودی زندگی خود برنامه ریزی کنید – تعطیلات ملی فرصت خوبی برای این کار است.

هنگامی که سیستم GTD شما اجرا می شود، ذخیره سازی به یک مراسم هفتگی تبدیل می شود که باید کمتر از یک ساعت به عنوان بخشی از بررسی هفتگی طول بکشد .

در حال حاضر، هر صندوق ورودی ماهواره‌ای را مرور کنید و با جابه‌جایی هر چیزی خارج از محل یا ناتمام به یکی از صندوق‌های ورودی اصلی خود، آن را به صفر برسانید.

چند نکته :

• از پردازش بپرهیزید – در حین حرکت بسیار وسوسه خواهید شد که پردازش کنید. مگر اینکه کمتر از ۲ دقیقه طول بکشد یا زمان زیادی داشته باشید – نکنید. اگر ابتدا تمام انبارهای خود را جمع آوری کنید و سپس پردازش خود را انجام دهید، کارایی شما بسیار افزایش می یابد. در حال حاضر، فقط موارد را به صندوق ورودی اصلی خود منتقل کنید.
• از مکان نماها استفاده کنید – گاهی اوقات، چیزها برای جابجایی بسیار غیرعملی هستند (مثلاً یک یخچال قدیمی که نیاز به فروش دارد). در مواقع دیگر، پردازش صندوق ورودی ممکن است در حال حاضر خیلی وقت گیر یا دشوار باشد (به عنوان مثال، دفتر شما، اگر در خانه هستید). در این موارد، چیزها را در جایی که هستند رها کنید و از یک یادداشت دیجیتالی یا فیزیکی به عنوان نگهدارنده برای دریافت آن در سیستم خود استفاده کنید (به عنوان مثال، فروش یخچال، دفتر انبار). به یاد داشته باشید، نکته مهم این است که چیزها را از ذهن خود خارج کنید و به سیستم GTD خود وارد کنید.

این اصول ذخیره سازی است! تا زمانی که کارتان تمام شود، صندوق ورودی ماهواره‌ای شما باید خالی، سازمان‌دهی شده یا برای پردازش بعدی گرفته شود. با این حال، صندوق‌های ورودی اصلی شما احتمالاً مملو از موارد است، که ما را به طور منظم به…

مرحله ۲ – شفاف سازی

توجه : اگرچه Clarify (مرحله ۲) و سازماندهی (مرحله ۳) مراحل جداگانه ای هستند، اما در واقع با هم اتفاق می افتند. ابتدا هر دو بخش را بخوانید، سپس به مورد برتر در صندوق ورودی خود بپردازید.

روشن کردن اینکه چه چیزهایی است و چه کاری باید در مورد آن انجام دهید ، احتمالاً بزرگترین گلوگاه در بهره وری شما است. همچنین یکی از مفیدترین عادات در روش GTD است.

برای روشن شدن موضوع، باید به سه سوال برای هر چیزی که در صندوق ورودی خود است پاسخ دهید :

1. چیست؟ تعجب آور است که چقدر اغلب به این فکر نمی کنیم که یک چیز چیست یا چرا مهم است.
2. نتیجه مطلوب چیست؟ واقعاً چه شرایطی به شما اجازه می دهد احساس کنید این چیز کامل است؟
3. اقدام بعدی چیست؟ اقدام فیزیکی بعدی که می توانید برای پیشرفت این کار انجام دهید چیست؟

شما باید به این سوالات پاسخ دهید . تا زمانی که این کار را انجام ندهید، چیزها هرگز از صندوق ورودی عبور نمی کنند، مهم نیست در کجا آن را ثبت کنید. در عوض، در سیستم یا سر شما مانند یک “لکه غیرقابل تبدیل آمورف” قرار می گیرد.

نتیجه؟ تا زمانی که مجبور نشوید در برابر آن مقاومت خواهید کرد.

چرا ما این الگو را تا این حد قابل پیش بینی دنبال می کنیم؟ از آنجا که ما به طور طبیعی “تنبل” هستیم و پاسخ به این سؤالات به  تلاش ذهنی کمی نیاز دارد.

خبر خوب؟ به قول آلن: «شما اغلب باید بیشتر از آنچه تصور می کنید به چیزهایی فکر کنید، اما نه آنقدر که می ترسید.»

چگونه شفاف سازی می کنید؟

توضیح بیشتر ساده است، اما بررسی چند مثال برای دیدن نحوه کارکرد آن می تواند مفید باشد. در اینجا چند مورد برای شروع آورده شده است:

مثال ۱: ارائه ای که جوآن از شما خواسته است آن را مرور کنید.

• چیست ؟ سندی برای خواندن و بررسی.
• نتیجه مطلوب چیست؟ ارائه بازخورد واضح و مفید برای جوآن.
• اقدام(های) بعدی ؟ ارائه جوآن را بخوانید و حاشیه نویسی کنید.

مثال ۲: دعوت به شام ​​تولد مایک با تم دزدان دریایی در ۲۸ آوریل.

• چیست ؟ رویدادی که نیاز به حضور دارد.
• نتیجه مطلوب چیست؟ در روز تولد مایک (۲۸ آوریل) یک دوست عالی باشید.
• اقدام(های) بعدی ؟ پاسخ به دعوتنامه؛ ایده های هدیه طوفان فکری؛ تحقیق درباره ایده های لباس آنلاین

مثال ۳: یادآوری اینکه باید ماشین را سرویس کنید.

• چیست؟ پروژه ای که نیاز به شروع دارد.
• نتیجه مطلوب چیست؟ خودرو را توسط مکانیک تایید شده ترخیص کنید.
• اقدام(های) بعدی ؟ برای رزرو سرویس با گاراژ تماس بگیرید.

آیا می توانید اشتباه را در آخرین اقدام بعدی تشخیص دهید؟ شماره تلفنی وجود ندارد!

اقدام بعدی باید آنقدر کامل باشد که شخص دیگری بتواند بدون نیاز به توضیح یا تفکر بیشتر آن را انجام دهد.

اگر شماره تلفن را دارید، آن را به عملکرد بعدی اضافه کنید: «برای رزرو سرویس با گاراژ (+XX-XXX-XXX-XXXX) تماس بگیرید.»

اگر هنوز شماره را ندارید، «تماس با گاراژ» اقدام بعدی نیست. در عوض، اقدام بعدی «پیدا کردن شماره گاراژ آنلاین» یا «از جو برای شماره تلفن گاراژ بخواهید» است.

به یاد داشته باشید: اقدام بعدی GTD همان کار فیزیکی بعدی است که می توانید بدون فکر یا توضیح بیشتر انجام دهید تا در نتیجه پیشرفت کنید.

آسیاب کردن تا صفر

پردازش صندوق‌های ورودی اصلی شما ممکن است کار سختی به نظر برسد. اما روشن کردن آنچه در زندگی شما وجود دارد و کار بعدی که می توانید در مورد آن انجام دهید جادو است. انجام این کار جیب های عمیق انرژی، وضوح و بهره وری را باز می کند.

برای کمک به گذراندن مراحل ۲ و ۳، قوانین زیر را به دقت رعایت کنید:

1. همیشه با آیتم بالایی روی شمع شروع کنید.
2. همیشه فقط یک مورد را در یک زمان مدیریت کنید.
3. هرگز چیزی را در صندوق ورودی قرار ندهید.

بدون چیدن گیلاس؛ بدون شمع سازی؛ چیزهایی را که شما را مجبور به فکر کردن می کند، به عقب برگردانید.

Capisce؟ باشه عالیه

زیرا با توضیح در دست زمان آن رسیده است که…

مرحله ۳ – سازماندهی

سازماندهی فرآیندی است از :

• انجام، تفویض یا به تعویق انداختن اقدامات بعدی؛
• مرتب کردن “موارد” مفید اما غیرقابل عمل در جای مناسب. و
• سطل زباله آنچه باقی مانده است.

با سطل های مناسب، سیستم شما مانند لوله کشی خوب جریان پیدا می کند. بدون آنها، دوباره به سر شما جریان می یابد.

راه اندازی برای موفقیت

برای سازماندهی، به ابزارهایی برای شروع نیاز دارید:

• یک تقویم برای جلسات، رویدادها و اقدامات حساس زمانی؛
• راهی برای یادداشت برداری از فهرست اقدامات، نتایج، طرح ها و ایده ها؛
• یک سیستم بایگانی برای ذخیره اطلاعاتی که ممکن است نیاز به ارجاع داشته باشید اما نمی توانید روی آن عمل کنید. و
• یک سطل زباله (به‌علاوه، اگر اسناد حساس را مدیریت می‌کنید، به‌صورت اختیاری، یک خردکن).

آیا شما باید فیزیکی یا دیجیتال؟ این کاملاً به شما بستگی دارد.

آلن پایه های فیزیکی، کمدهای بایگانی و کاغذ را دوست دارد. سیستم من مستقل از مکان و بدون کاغذ است. آنچه مهم است این است که راه اندازی شما برای شما سرگرم کننده، ساده و آسان باشد.

حالا ابزار یادداشت برداری خود را باز کنید و چهار یادداشت با عناوین زیر ایجاد کنید:

• انتظار – فهرستی از همه چیزهایی که از دیگران انتظار دارید.
• اقدامات بعدی – فهرستی از هر اقدام بعدی قابل انجام برای پیشرفت یک نتیجه.
• نتایج  – فهرستی از هر نتیجه چند مرحله ای که متعهد به تحقق آن در ۱۲ ماه آینده هستید. و
• روزی – نتایج یا اقداماتی که ممکن است بخواهید یک روز در شرایط مختلف انجام دهید.

در مرحله بعد ، سیستم پرونده خود را باز کنید – کتابخانه شخصی منابع و مواد مرجع.

در حال حاضر، دو بخش یا پوشه جدید در داخل آن ایجاد کنید:

• برنامه ها – تجسم ها، نقاط عطف و مراحل بعدی برای نتایج پیچیده تر چند مرحله ای. و
• Ticklers – مطالبی را که برای پردازش مجدد بعداً ارسال می کنید.

در تیکلرهای خود، ۴۳ پوشه راه اندازی کنید:

• پوشه های ۱ تا ۱۲ را با نام ماه (ژانویه تا دسامبر) برچسب بزنید. و
• پوشه های ۱۳ تا ۴۳ را با اعداد ۱ تا ۳۱ برچسب بزنید.

اینها چگونه کار می کنند؟ فرض کنید مارس است و شما یک بروشور برای رویدادی دارید که ممکن است بخواهید در سپتامبر در آن شرکت کنید. اکنون پردازش آن واقعاً منطقی نیست. سیستم تیک گیر شما به شما امکان می دهد که بروشور را در یکی از پوشه های ماه خود (به عنوان مثال، “آگوست” یا “سپتامبر”) برای پردازش مجدد بعداً ثبت کنید.

در همین حال ، از ۳۱ پوشه روز برای تقسیم کردن موارد شما به روزهای مربوط به ماه جاری استفاده می شود (به عنوان مثال، “مارس”).

هر هفته به عنوان بخشی از مرحله ۴ ( بررسی ) قلقلک های خود را مرور و سازماندهی مجدد می کنید. دور انداختن چیزهایی که دیگر مرتبط نیستند یا چیزهایی را از یک ماه جدید به پوشه های روز تقسیم می کنند.

نتیجه؟ روشی ساده، مفید و دانه‌دار برای سطح هر چیزی که در ابتدای هر روز نیاز به ذخیره یا پردازش دارد.

و در اینجا شما آن را دارید، استخوان های سیستم GTD شما.

 

سازماندهی شدن

با در اختیار داشتن ابزارهای خود و روشن شدن اولین مورد صندوق ورودی، اکنون پنج انتخاب دارید:

• انجام دهید – اگر اقدام بعدی کمتر از ۲ دقیقه طول می کشد، آن را اکنون انجام دهید.
• تفویض اختیار – اگر اقدام بعدی چیزی نیست که «فقط شما می‌توانید انجام دهید»، آن را محول کنید.
• به تعویق انداختن – متعهد شدن به اقدام بعدی در یک زمان خاص یا کلی در آینده نزدیک.
• مرتب – برای هر چیزی جای مناسب پیدا کنید و هر چیزی را در جای مناسب خود قرار دهید. و
• سطل زباله – هر چیزی را که دیگر مهم یا مورد نیاز نیست دور بریزید.

پاک کردن یک مورد صندوق ورودی ممکن است به همین سادگی باشد:

• انجام یک عمل < 2 دقیقه ای (مثلاً مرتب کردن چیزی). یا
• دور انداختن ایده ای که دیگر مرتبط یا مهم به نظر نمی رسد.

اما به طور معمول، سازماندهی چیزها در سیستم GTD شما معمولاً کمی بیشتر کار می کند.

مکانی مناسب برای همه چیز

بیایید مثال ۲ را از مرحله ۲ (تولد دزدان دریایی مایک) مرور کنیم تا ببینیم این به چه معناست:

مثال ۲: دعوت به شام ​​تولد مایک با تم دزدان دریایی در ۲۸ آوریل.

• چیست ؟ رویدادی که نیاز به حضور دارد.
• نتیجه مطلوب چیست؟ در روز تولد مایک (۲۸ آوریل) یک دوست عالی باشید.
• اقدام(های) بعدی ؟ پاسخ به دعوتنامه؛ ایده های هدیه طوفان فکری؛ تحقیق درباره ایده های لباس آنلاین

بیایید فرض کنیم امروز سوم مارس است. بر اساس توضیحات بالا، ممکن است:

• انجام دهید :
  • تقویم خود را بررسی کنید و به مایک ایمیل بزنید تا تأیید کنید که آنجا خواهید بود (< 2 دقیقه). و
  • جزئیات تولد مایک را به تقویم خود اضافه کنید (کمتر از ۲ دقیقه، زمان بسیار مهم).
• نماینده :
  • به جان (دستیار شما) ایمیل بزنید تا از او بخواهید در مورد ۳ گزینه برای لباس دزدان دریایی زیر ۱۰۰ دلار تحقیق کند. و
  • “صبر کنید تا جان پاسخ دهد و ۳ گزینه لباس دزدان دریایی (ایمیل، ۳ مارس)” را به لیست “در انتظار” خود اضافه کنید.
• به تعویق انداختن :
  • “ایده های هدیه طوفان فکری برای تولد مایک” را به لیست “اقدامات بعدی” خود اضافه کنید (بیش از ۲ دقیقه).
• مرتب :
  • “در روز تولد مایک (۲۸ آوریل) یک دوست عالی باشید” را به لیست “نتایج” خود اضافه کنید (به عنوان یادآوری برای تنظیم اقدامات جدید بعدی پس از انجام اقدامات فعلی).
  • دعوت‌نامه فیزیکی مایک (که باید در شب نشان دهید) را در پوشه «Tickler» آوریل خود ثبت کنید. و
  • در صورت نیاز، یادداشت جدیدی با عنوان “در روز تولد مایک (۲۸ آوریل) یک دوست عالی باشید” ایجاد کنید:
    • هر اقدام یا یادداشت بعدی (مثلاً ایده‌های هدیه فوری) را در ذهن خود در این یادداشت بنویسید. و
    • یادداشت را در پوشه “Plans” خود بایگانی کنید.
• زباله ها:
  • پاکت حاوی دعوتنامه مایک را دور بیندازید.

اگرچه ممکن است کار زیادی به نظر برسد، اما در واقعیت، کل این فرآیند ممکن است ۳ یا ۴ دقیقه طول بکشد.

پاداش؟ اکنون می توانید تولد مایک را به طور کامل فراموش کنید، مطمئن باشید که همه جنبه ها به طور منظم در سیستم شما جای گرفته است.

نتیجه؟ انرژی، فضا، آرامش و وضوح بیشتر برای تمرکز روی چیزهای دیگر در زندگی.

آن را ساده نگه دارید

تقریباً بدون استثنا، بهترین رویکرد در GTD ساده کردن است. این بسیار مهم است که ارزش آن را دارد دوباره تکرار کنید: سیستم خود را ساده نگه دارید .

در اینجا چند قانون برای زندگی وجود دارد :

• خطوط خود را روشن و ثابت نگه دارید – برای هر چیزی یک مکان مناسب داشته باشید و هر چیزی را در جای مناسب خود قرار دهید.
• “کمتر” را بر “بیشتر” ترجیح دهید – تا جایی که ممکن است از یک لیست و پوشه های کمتر استفاده کنید. به حداقل رساندن فهرست های فرعی و ساختارهای بایگانی. و
• مرتب سازی بر اساس حروف الفبا – در برابر وسوسه ترتیب دادن یا دسته بندی بر اساس ترتیب و اولویت مقاومت کنید.

چگونه متوجه می شوید که سیستم شما پیچیده شده است؟ در اینجا چند علامت قرمز رایج وجود دارد:

• اقدامات بعدی که نمی‌توانید انجام دهید – اگر نمی‌توانید یا نباید این کار را انجام دهید، آن را در «طرح‌ها»، «تقلب‌ها» یا در فهرست «روزی» خود قرار دهید.
• پوشه‌های حاوی یک پوشه یا سند – از حداقل لایه‌ها و پوشه‌های ممکن استفاده کنید تا سرتان خالی شود. کمتر همیشه بیشتر است. و
• موارد مشابه در چندین مکان ظاهر می شوند – فقط یک نمونه از هر چیزی را داشته باشید، اگر می تواند در چندین مکان باشد، تصمیم بگیرید و به آن پایبند باشید.

چرا این موضوع اینقدر مهم است؟ زیرا پیچیدگی تفکر را می افزاید، تفکر مقاومت را می افزاید، مقاومت باعث ناقصی می شود و ناقصی منجر به بی فایده شدن می شود.

از عارضه خزنده خودداری کنید. سیستم خود را ساده نگه دارید و این سادگی به زندگی شما سرایت خواهد کرد.

سازماندهی اقدامات بعدی بر اساس زمینه

جایی که “بسیاری” می تواند مفیدتر از “ یک” باشد، در لیست(های) “اقدامات بعدی” شماست.

در عمل، آلن پیشنهاد می‌کند که اقدامات بعدی را در چندین فهرست بر اساس زمینه تقسیم کنید – محدودیت‌های سخت بر اساس:

• مکان – جایی که باید باشید.
• شخص – کسی که باید با او باشید. یا
• ابزار – آنچه باید در دست داشته باشید.

لیست‌های اقدام بعدی که معمولاً استفاده می‌کنم عبارتند از:

• @ Anywhere (همه را بگیر)
• @ Errands (مکان)
• @ محل خانه)
• @ دفتر (مکان)
• @ تماس ها (ابزار)
• @ کامپیوتر (ابزار)
• w ارین (شخص)

باز هم، ترفند اینجا این است که همه چیز را ساده نگه دارید :

• خطوط روشن را حفظ کنید – از زمینه های نرم (مثلاً اولویت) که شما را تغییر می دهد یا شما را به فکر می اندازد اجتناب کنید.
• زمینه‌ها را به‌روز کنید – با افزایش یا از دست دادن ارتباط، زمینه‌ها را اضافه و حذف کنید. و
• مینیمالیست باشید – از کمترین زمینه هایی که می توانید از آنها دور شوید استفاده کنید.

زمینه ها ارزشمند هستند زیرا به شما کمک می کنند:

• به یاد داشته باشید که کارهای درست را در مکان مناسب، در زمان مناسب یا با افراد مناسب انجام دهید. و
• برای جلوگیری از تغییر هزینه، اقدامات مشابه را با هم ترکیب کنید.

به خاطر سپردن شیر هنگام بیرون رفتن، قطع کردن «تماس‌ها» در حالت «تلفن» یا داشتن فهرستی از پیش آماده‌شده از وظایف «آفلاین» هنگام قطع اینترنت، همگی نمونه‌های عالی از این هستند که چگونه زمینه‌ها می‌توانند تعامل  را به طور چشمگیری بهبود بخشند (مرحله ۵) .

تمرین، تمرین، تمرین

چند بار اول که صندوق های ورودی خود را شفاف سازی و سازماندهی می کنید، مشکل به نظر می رسد. با این حال، پاداش در وضوح، انرژی و فضای بالای سر، باعث می شود که این فشار مغز ارزش تلاش را داشته باشد.

علاوه بر این، با گذشت زمان، آزمایش و تمرین، ابزارها و ساختارهایی را که دوست دارید پیدا می‌کنید، سریع‌تر موارد را پردازش می‌کنید و آنچه زمانی سخت به نظر می‌رسید به طبیعت دوم تبدیل می‌شود.

آخرین بار : سیستم های خود را ساده نگه دارید . این برای همه اتفاق می افتد، در یک نقطه سیستم GTD شما تبدیل به یک هیولا می شود. وقتی این کار انجام شد، دوباره شروع کنید و به اصول اولیه بازگردید. شما شگفت زده خواهید شد که چقدر ممکن است از دیدگاه اصلی دور شده باشید.

مرحله ۴ – مرور

گام‌های ۱ تا ۳، وضوح و خلاقیت شما را با خارج کردن چیزهایتان از ذهنتان، تعریف‌شده و سازمان‌دهی شده، افزایش می‌دهند.

اما دور نگه داشتن مطالب از ذهن شما به این معنی است که اعتماد به سیستم شما جاری و واضح است. و برای اینکه آن را به روز و واضح نگه دارید، باید اغلب و به طور کامل آن را مرور کنید.

در عمل، این به معنای محافظت از ~چند ساعت~ یک بار در هفته است (بعدازظهرهای جمعه عالی است) به:

• روشن شوید – مراحل ۱ تا ۳ روش GTD را مجددا اجرا کنید.
• دریافت فعلی – بررسی، به روز رسانی و تازه کردن هر یک از سطل های خود را. و
• خلاق باشید – از فضای جدید خود برای رویاپردازی، فکر بزرگ و شاید حتی شروع یک پروژه در لیست روزی خود استفاده کنید.

من در این مورد کجا هستم؟ آیا هنوز هم مرتبط است؟ آیا هنوز در جای مناسب است؟ اقدام بعدی چیست؟

“بازبینی هفتگی” شما روغنی است که لوله های شما را در جریان نگه می دارد. این ضربان قلب روش GTD است.

مرحله ۵ – درگیر شوید

سرانجام – نامزدی! اگرچه این مرحله ۵ است، اما هر مرحله از GTD منجر به انجام کارها می شود.

وقتی سیستم GTD شما ساده، واضح و کامل است – تعامل جایی است که بیشتر وقت و انرژی خود را صرف می کنید.

در این مرحله، ممکن است متوجه شوید چیزی که شما را عقب نگه داشته است، هرگز جذاب نبوده است. سعی می‌کرد یک‌باره جمع‌آوری، شفاف‌سازی، سازمان‌دهی و مشارکت داشته باشد.

اما اکنون، با از پیش جمع آوری، از پیش سازماندهی شده و از پیش تعریف شده چیزهای شما ، تنها کاری که باقی می ماند انجام دادن است. و معلوم می شود که انجام آن آسان است .

علاوه بر این، برخلاف بسیاری از سیستم‌ها، GTD به اولویت‌بندی یا برنامه‌ریزی پیچیده متکی نیست. درعوض، هر «کاری» که می‌توانید برای پیشرفت انجام دهید، به موارد زیر هدایت می‌شود:

1. تقویم شما ، و
2. فهرست اصلی شما از اقدامات بعدی .

این باعث می شود اجرای سبک، قوی، پاسخگو و سرگرم کننده باشد.

تصمیم گیری در مورد اینکه در مرحله بعد چه کاری انجام شود

پس چگونه تصمیم می گیرید که در حال حاضر چه کاری انجام شود ؟

ابتدا، کارهایی را که نمی توانید یا نباید انجام دهید، بر اساس موارد زیر حذف کنید:

1. زمینه – بر اساس مکانی که هستید یا ابزارهایی که در دسترس دارید، چه کاری نمی توانید انجام دهید؟
2. زمان در دسترس – بر اساس زمان تا قرار بعدی خود چه کاری نمی توانید انجام دهید؟ و
3. انرژی – بر اساس وضعیت روحی یا جسمی خود چه کاری را نباید انجام دهید؟

اکنون، روی اقدامات بعدی باقی مانده خود کار کنید . به دل خود اعتماد کنید و کاری را انجام دهید که در حال حاضر مهم است.

حتی اگر کار را به تعویق بیندازید ، تا زمانی که از لیست خود کار کنید، همیشه در چیزی پیشرفت خواهید کرد.

علاوه بر این، با قدرت های بهره وری جدید خود، به سرعت دلایلی برای اجتناب از خوردن قورباغه کوتاه خواهید داشت .

مشارکت پیشرفته

در دنیای واقعی، تنها سه نوع کار می توانید انجام دهید. تو می توانی:

1. کارهای از پیش تعریف شده را انجام دهید – از فهرست اقدامات بعدی یا تقویم خود کار کنید.
2. کار را همانطور که نشان می دهد انجام دهید – به خواسته های روزانه و بیرونی زندگی پاسخ دهید.
3. کار خود را تعریف کنید – سیستم خود را به روز کنید و به لیست های خود اضافه کنید.

هرچه بیشتر با نوع دوم روبرو شوید، تعامل پیچیده‌تر می‌شود.

برای توضیح کامل این چالش، عادت ۳ از ۷ عادت افراد بسیار مؤثر استیون کاوی را ببینید .

در همین حال، پاسخ کوتاه این است: هرگز به کار همانطور که نشان داده می شود ، فورا پاسخ ندهید، مهم نیست چقدر “فوری” است . بجای:

1. یک نفس عمیق بکش.
2. ۲ دقیقه را صرف اجرای تقاضا از طریق مراحل ۱ تا ۳ GTD کنید.
3. هر اقدام بعدی را که در زمینه همه اقدامات بعدی خود شناسایی کرده اید مرور کنید.
4. اگر هنوز هم فوری ترین و مهم ترین چیز در بشقاب شماست ، با تقاضای جدید درگیر شوید.

اتخاذ این عادت باعث ایجاد شکاف بین محرک و پاسخ می شود. تسلط بر آن شما را کارآمدتر و موثرتر می کند.

مرحله ۶ – برنامه ریزی

تنها چیزی که اغلب برای شناسایی اقدام بعدی پروژه لازم است یک لحظه تلاش و فکر است.

با این حال، گاهی اوقات، داشتن یک برنامه کمک می کند.

در این موارد، بهترین رویکرد (مثل همیشه) ساده نگه داشتن مسائل است.

چگونه؟ یک مکان خوب برای شروع، مدل برنامه ریزی طبیعی است :

1. هدف و اصول را تعریف کنید – چرا این کار را انجام می دهید؟ محدودیت ها چیست؟
2. تجسم نتایج – موفقیت چگونه به نظر می رسد؟ موفقیت وحشی چطور؟
3. طوفان فکری – همه ایده هایی که می توانید به آنها فکر کنید چیست؟ بدی ها را هم از سرتان بیرون کنید.
4. سازماندهی – از چه ایده هایی استفاده خواهید کرد؟ کدام مهمترین هستند؟ آنها را به چه ترتیبی انجام خواهید داد؟
5. اقدامات بعدی را شناسایی کنید – اقدام فیزیکی بعدی که می توانید برای پیشرفت پروژه انجام دهید چیست؟

چرا این مدل برنامه ریزی طبیعی است؟ زیرا ما همیشه از آن استفاده می کنیم : زمانی که برای شام بیرون می رویم، زمانی که تصمیم می گیریم چه فیلمی را تماشا کنیم، زمانی که مسیری را به سمت مغازه ها ترسیم می کنیم.

راز (یک بار دیگر) این است که به عقل سلیم، عمل مشترک . به مکانیسم های برنامه ریزی طبیعی خود اعتماد کنید و آنها در پروژه های بزرگ و کوچک به خوبی به شما کمک خواهند کرد.

احساس گیر افتادن می کنید؟ اگر یک پروژه شفافیت ندارد، مدل را به سمت هدف و اصول تنظیم کنید. وقتی پروژه ای فاقد پیشرفت است، به سمت عمل حرکت کنید.

مثل همیشه، هدف GTD انجام کارهاست . برنامه ریزی را به خودی خود هدف قرار ندهید. برای ترسیم اقدامات بعدی این کار را انجام دهید .

تفکر تصویر بزرگ

سودمندترین جنبه روش GTD، فضا و انرژی است که برای ریسک کردن می‌خرید. شما طبیعتاً شروع به کار روی جنبه های بزرگتر و معنادارتر زندگی خواهید کرد.

وقتی صحبت از تفکر تصویر بزرگ به میان می آید، آلن پیشنهاد می کند که روی ۵ افق به طور فزاینده از بالا به پایین کار کنید:

• افق ۵: هدف و اصول – هدف، مأموریت و ارزش های موجود در قلب وجود شما.
• افق ۴: چشم انداز – یک نمای کلی از آنچه موفقیت برای شما در یک جدول زمانی ۳ تا ۵ ساله به نظر می رسد.
• افق ۳: اهداف – نتایج بزرگ تری که می خواهید در ۱ تا ۲ سال آینده نشان دهید.
• افق ۲: حوزه‌های تمرکز و مسئولیت‌پذیری – نقش‌ها و حوزه‌هایی از زندگی که متعهد هستید در ۱۲ ماه آینده روی آنها تمرکز کنید.
• افق ۱: پروژه های فعلی – لیستی از هر نتیجه ای که متعهد به تحقق آن در کمتر از ۱۲ ماه هستید. و
• زمینه : اقدامات فعلی – فهرست اقدامات جامع در هسته انجام کارها.

برای چند ایده عالی در مورد تفکر افق بالاتر ، ۷ عادت افراد بسیار موثر استفن کاوی و زندگی مطلوب برایان جانسون را بررسی کنید. (یا در کلاس مستر TRACKTION TAoL  به ما بپیوندید .)

پیشنهادات خود آلن محدود اما ارزشمند هستند: او توصیه می‌کند که افق‌های ۲ تا ۵ را برنامه‌ریزی کنید، هر چند وقت یکبار که نیاز دارید آنها را از ذهن خود دور نگه دارید .

در عین حال، روی تسلط بر زندگی خود در سطح زمین و Horizon 1 تمرکز کنید. این کار را انجام دهید و طبیعتاً فضا و اعتماد لازم برای فکر کردن بزرگتر، گسترده تر و جسورتر را خواهید یافت.

سیستم من: نمونه ای از GTD “In The Wild”

راه های بسیار بسیار زیادی برای عملی کردن GTD وجود دارد:

• سیستم و تجربه آلن  عمدتاً در مبانی فیزیکی و کاغذ نهفته است.
• سیستم من به شدت توسط سبک زندگی عشایری و عشق من به فناوری شکل گرفته است. و
• سیستم شما باید متفاوت باشد و خواهد بود زیرا شما متفاوت هستید.

در حقیقت، تنها یک راه درست برای پیاده سازی GTD وجود دارد – راهی که بهترین کار را برای شما دارد.

با این اوصاف، مثال‌ها همیشه مفید هستند، بنابراین در اینجا یک عکس فوری از سیستم GTD من آمده است – سیستمی که بیش از ۱۰ سال از ساخت آن می‌گذرد.

اصول طراحی

سیستم بهره وری من بر اساس چهار اصل طراحی ساخته شده است. باید باشد:

1. ساده – GTD هرگز نباید به یک زمان گیر تبدیل شود.
2. بدون کاغذ – من از انباشتن “مواد فیزیکی” متنفرم.
3. قابل حمل – باید در کف دست من قرار گیرد. و
4. مبتنی بر ابر – من باید بتوانم از هر جایی به آن دسترسی داشته باشم.

ابزار

برای اجرای این اصول از سه بیت سخت افزار استفاده می کنم:

• iPad Pro + Apple Pencil برای همه چیزهایی که از کاغذ استفاده می کنم (مثلاً تفکر، طوفان فکری).
• آیفون برای گرفتن ایده در حال حرکت و اسکن اسناد. و
• مک بوک برای بخش عمده ای از نوشته ها و کارهای من.

و هفت بیت نرم افزار:

• BusyCal (Mac) برای نگه داشتن قرار ملاقات ها و پیگیری زمان من در همه دستگاه هایم.
• DropBox (همه دستگاه ها) به عنوان کابینت اصلی پرونده من برای pdf، txt و هر فایل دیگری.
• قابل توجه بودن (iPad) برای کارهای دست خط (مانند تفکر، طوفان فکری).
• یادداشت ها (همه دستگاه ها) برای گرفتن ایده ها و به عنوان ابزار اصلی نوشتن من.
• ScannerPro (iPhone) برای اسکن سریع اسناد و آپلود آنها در Dropbox.
• TextEdit (Mac) برای ثبت لیست ها، برنامه ها و افکار بلند مدت من در فایل های txt ساده.
• چیزهایی (همه دستگاه‌ها) برای گرفتن «موارد» جدید و پیگیری اقدامات بعدی.

همه این ابزارها به سادگی وسیله ای برای رسیدن به هدف هستند. من می توانم و اگر چیزی کاربردی تر و ساده تر پیدا کنم آنها را تغییر می دهم (البته این اغلب اتفاق نمی افتد).

سطل

سطل های GTD من در سه مکان به شرح زیر سازماندهی شده اند:

• صندوق ورودی اصلی – چیزها، DropBox.
• تقویم – BusyCal (Mac)؛
• همه چیز دیگر – دراپ باکس (دیجیتال)، کوله پشتی (فیزیکی)

در اینجا یک عکس فوری از پوشه DropBox اصلی من است که اکثر سطل های GTD در معرض دید هستند (نکته، لیست نتایج من در فایلی با عنوان “۵. پروژه ها (۱y)” است)…

… و چند نکته در پوشه Inbox من (فعلا فقط تصاویر صفحه) …

… پوشه روزی…

پوشه Ticklers …

… پوشه برنامه ها (NYTBS یک رویای بلند مدت برای نوشتن پرفروش ترین کتاب نیویورک تایمز است) …

… پوشه فایل های مرجع…

… و در نهایت، زمینه هایی که در حال حاضر در Things استفاده می کنم…

فرآیندها :

برای حفظ شکل سیستم (و زندگی) خود از پنج فرآیند زیر استفاده می کنم:

• مرورهای AM (روزانه، ۱۵ دقیقه) برای پاک کردن ذهن و بررسی ماموریتم.
• بررسی های PM (روزانه، ۳۰ دقیقه) برای پاک کردن صندوق های ورودی اولویت، انعکاس روز و برنامه ریزی پیش رو .
• بررسی های هفتگی (هفتگی، ۳+ ساعت) برای بررسی همه چیز، انعکاس هفته و برنامه ریزی از قبل؛
• برنامه ریزی پروژه (در صورت نیاز) برای دور نگه داشتن پروژه های بزرگتر و حرکت در مسیر درست. و
• تفکر تصویر بزرگ (در صورت نیاز) برای احساس اعتماد به نفس افق های ۱ تا ۵ همسو هستند.

عادات اضافی:

و در طول سال‌ها، برخی عادات اضافی و غیر GTD را نیز در این فرآیندها بافته‌ام:

• یادداشت روزانه قدردانی برای یادآوری ۳ چیز در هر صبح و بعد از ظهر که برای آنها سپاسگزارم.
• ژورنال ذهن آگاهی برای پاک کردن ذهن و حل مشکلات ( برای اطلاعات بیشتر به این پست مراجعه کنید).
• انعکاس برای تشخیص اینکه چه چیزی خوب پیش رفت، چه آموختم و چه فرصت هایی برای بهبود هر روز و برای هر پروژه دارم.
• ردیابی زمان، عادات و تخلفات ارزشی برای سنجش نحوه مقایسه من با بهترین خود. و
• برای انجام کارهای عمیق برنامه ریزی می کنم تا مطمئن شوم که حداقل ۶ ساعت در هر روز وقت بدون مزاحمت داشته باشم.

نکات:

اگر امروز دوباره با GTD شروع می کردم این چیزی است که به آرتور ۲۰ ساله می گفتم:

• به اصول اولیه تسلط داشته باشید – درست از روز اول وسوسه خواهید شد که تغییرات بزرگی در سیستم GTD ایجاد کنید. نکن . کتاب را بخوانید و ابتدا به اصول اولیه تسلط پیدا کنید، حتی اگر سیستم همیشه شما نباشد. سپس، وقتی شروع به احساس اعتماد به نفس کردید…
• آزمایش – از اینکه سیستم خود را مال خود کنید نترسید. گفته شد، یکباره زیاد تغییر نکنید. خط پایه را درک کنید، سپس تغییرات کوچک و خاص ایجاد کنید. این به شما امکان می دهد پیشرفت ها را به وضوح شناسایی کنید و سریع از ایده های بد عقب نشینی کنید.
• ساده – صندوق ورودی ماهواره ای خود را کاهش دهید. یک لیست را بر بسیاری از آنها ترجیح دهید. چیزها را بر اساس حروف الفبا مرتب کنید. زمینه ها و پرونده سازی را ساده نگه دارید. از ابداع ساختارهای برچسب‌گذاری و پوشه “عالی” خودداری کنید. به خصوص اگر قرار باشد مشکلاتی را که هنوز وجود ندارند، حل کنند. روی همین الان تمرکز کن به یاد داشته باشید، کمتر، بیشتر است.
• از فضا برای فکر کردن به تصویر بزرگ استفاده کنید – GTD به سرعت فضای ذهنی و فیزیکی زیادی را برای شما خریداری می کند. از آن برای شناسایی موارد مهم استفاده کنید. سپس بی رحمانه اولویت بندی کنید. در غیر این صورت، این شکاف با چیزهای بی اهمیت پر می شود و شما دو برابر کارآمدتر خواهید بود، به همان اندازه شلوغ و موثرتر .
• GTD را یک بار در سال بخوانید – هر مطالعه جنبه‌های جدید و ظریف‌تری از سیستم را مورد توجه شما قرار می‌دهد. یا به شما کمک کند سیستمی را که خارج از کنترل است ساده کنید.

و شما آن را دارید! یک گشت و گذار سریع در سیستم GTD بدون کاغذ و سیار که سرم را روشن نگه می دارد و زندگی را زمزمه می کند.

همه اش را بگذار کنار هم

خودشه! چیزهای زیادی برای پذیرش وجود دارد و خیلی چیزهای دیگر که من از دست داده ام. خوشبختانه، یک جامعه بزرگ در اطراف GTD وجود دارد، بنابراین اگر با چیزی مشکل مواجه شدید، اغلب پاسخ‌های زیادی در گوگل وجود دارد. سایت خود آلن Getthingsdone.com پر از منابعی است که به شما در شروع کار کمک می کند. و البته، هیچ چیز بهتر از خواندن کتاب اصلی نیست.

اگر در GTD تازه کار هستید، امیدوارم چیزی در اینجا پیدا کرده باشید که جالب یا مفید بوده باشد. من واقعا نمی توانم خواندن کتاب آلن را به اندازه کافی توصیه کنم. زندگی من را به کلی تغییر داد.

اگر قبلاً کاربر GTD هستید – چه فکر می کنید؟ نکات مورد علاقه شما چیست؟ آیا من در اینجا چیزی گفته ام که فکر می کنید می تواند واضح تر باشد؟ چه نکات مهمی را از دست دادم؟ شاید شما به طور کامل با این بحران کتاب مخالف باشید! در این صورت به من اطلاع دهید! من دوست دارم نظرات و پیشنهادات شما را بشنوم.

با این حال، در حال حاضر، من شما را با یک فکر نهایی ترک می کنم. سیستم های GTD و بهره وری ممکن است زندگی شما را تغییر دهند، اما آنها زندگی شما نیستند . سیستم شما فقط به اندازه پیشرفت هایی که در شما و دنیای اطراف شما ایجاد می کند مفید است. اگر ۲۰ ساعت در هفته را صرف ساختن و حفظ روند عالی GTD می کنید، چیزی درست نیست.

عکس آن نیز صادق است، تا زمانی که احساس واضح‌تر، شادتر، اعتماد به‌نفس‌تر و مؤثرتر داشته باشید – در مسیر درستی حرکت می‌کنید. از آن لذت ببرید، آزمایش کنید و به غرایز خود اعتماد کنید.

و در نهایت، هر زمان که در جزئیات گم شدید، فقط سخنان حکیمانه یاکوب برانوفسکی را به خاطر بسپارید: «جهان را فقط با عمل می توان درک کرد، نه با تفکر. دست مهمتر از چشم است… دست لبه برش ذهن است.

و تا دفعه بعد، عالی باش، اقدام کن و خوب پیش برو.

نقل قول بهترین انجام کارها

این نقل‌قول‌های انجام کارها از کتابخانه مرکزی همیشه در حال رشد The Art of Living از افکار، حکایات، یادداشت‌ها و نقل قول‌های الهام‌بخش آمده است.